Política de privacidad

POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Última actualización: 12 de octubre de 2025

Introducción

SISTEMAS INFORMÁTICOS EMPRESARIALES SIEMPRE.NET S.A.S., en adelante SIEMPRE.NET, es una empresa colombiana dedicada al diseño, desarrollo y comercialización de software empresarial, especialmente para instituciones educativas.

Nos comprometemos con la protección de la privacidad y seguridad de la información de nuestros clientes, usuarios y visitantes. Esta política describe cómo recolectamos, usamos, almacenamos, compartimos y protegemos los datos personales que obtenemos a través de nuestros sitios web, aplicaciones y otros medios tecnológicos o tradicionales.

Datos de identificación y contacto

• Razón social: Sistemas Informáticos Empresariales SIEMPRE.NET S.A.S.
• NIT: 900934706-4
• Dirección: Calle 103A #102-60, Barrio Vélez, diagonal al Cuerpo de Bomberos, Apartadó, Antioquia – Segundo piso.
• Teléfonos: 3009109240 / 3009109214 (lunes a viernes, 8:00 a.m.–12:30 p.m. y 2:00 p.m.–5:00 p.m.)
• Correos electrónicos: siempre.net@gmail.com / servicioalcliente@siempre.net.co
• Dominios cubiertos por esta política: siempre.net.co, sinai.net.co, cowner.co y todos sus subdominios.

¿Cómo recolectamos datos?

Recolectamos datos personales de las siguientes maneras:

1. En nuestros sitios web y aplicaciones

Podemos recopilar automáticamente información técnica (por ejemplo: dirección IP, tipo de navegador, idioma, zona horaria y datos de uso) mediante herramientas analíticas como Google Analytics o tecnologías similares.

2. Mediante formularios digitales

Cuando los usuarios diligencian formularios de registro, contacto o suscripción, recolectamos los datos ingresados (nombre, correo electrónico, teléfono, organización, etc.) para los fines indicados en esta política.

3. Mediante cookies y tecnologías similares

Nuestros sitios usan cookies para mejorar la experiencia de navegación, personalizar contenido, medir el tráfico y analizar el uso de nuestros servicios.

Antes de activar cookies no esenciales (publicitarias o analíticas), mostramos un banner de consentimiento que permite al usuario aceptar o rechazar su uso, conforme a las políticas de Meta (Facebook), Google y estándares internacionales de privacidad.

El usuario puede eliminar o bloquear las cookies desde la configuración de su navegador, entendiendo que algunas funciones del sitio podrían verse afectadas.

4. Por medios tradicionales

También recolectamos datos mediante formularios físicos, llamadas telefónicas o comunicaciones presenciales, los cuales son tratados bajo los mismos principios descritos en esta política.

¿Qué hacemos con la información que recolectamos?

Los datos personales se utilizan para los siguientes fines:

1. Mejorar la experiencia de usuario: Analizamos patrones de uso para optimizar nuestros servicios, productos y plataformas.
2. Comunicarnos con los clientes y usuarios: Enviamos información sobre actualizaciones, soporte técnico, cambios en los servicios y avisos administrativos.
3. Clasificar los contenidos mostrados: Adaptamos el contenido según edad, rol o preferencias del usuario.
4. Verificación de identidad: Autenticamos usuarios y protegemos el acceso a las cuentas.
5. Uso por parte de nuestros clientes: La información recolectada en las plataformas de cada cliente (por ejemplo, instituciones educativas) es de uso exclusivo y confidencial de dicha institución.
6. Fines publicitarios y analíticos (con consentimiento): Con autorización expresa del usuario, podemos usar herramientas de medición y publicidad como Meta Pixel, Meta Conversions API, Google Analytics u otras, para evaluar el rendimiento de campañas y optimizar nuestros servicios.

En todo caso, nunca compartimos datos personales individualizados sin consentimiento expreso del titular.

Tratamiento especial de datos de menores de edad

Cuando se trate de datos de personas menores de 18 años, SIEMPRE.NET garantiza que no se usarán para fines comerciales, publicitarios ni de contacto directo.

Estos datos solo se usarán de manera agregada, anonimizada o estadística, previa autorización del representante legal y conforme a la legislación colombiana vigente.

Terceros o servicios con los cuales compartimos información

1. Google Analytics: Para análisis estadístico de uso del sitio.
2. Google OAuth: Para autenticación e integración con servicios como Google Calendar, previa autorización del usuario.
3. Meta (Facebook): Utilizamos herramientas como Meta Pixel y Conversions API para medir la efectividad de campañas publicitarias, solo después del consentimiento explícito del usuario.
   • Los datos compartidos con Meta pueden incluir identificadores de navegador, eventos de conversión y parámetros técnicos, sin información sensible o identificable directamente.
   • Meta procesa estos datos conforme a su propia Política de Privacidad.
4. Clientes institucionales: En casos como plataformas educativas, el cliente (institución) es el responsable del tratamiento de los datos de sus estudiantes.
5. Otros terceros: Solo compartimos datos agregados o anonimizados con fines estadísticos.

Transferencias internacionales de datos

Algunos de nuestros servicios utilizan infraestructura tecnológica (servidores, APIs o proveedores) ubicada fuera de Colombia, como en Estados Unidos o Europa. En esos casos, se aplican cláusulas contractuales estándar y medidas de seguridad y cifrado que garantizan un nivel adecuado de protección, conforme a los estándares internacionales y la Ley 1581 de 2012.

Bases legales del tratamiento

El tratamiento de datos personales se realiza conforme a las siguientes bases legales:

• Consentimiento del titular para actividades publicitarias, analíticas o de seguimiento.
• Ejecución de un contrato para prestar los servicios solicitados.
• Cumplimiento de obligaciones legales en casos específicos.
• Interés legítimo para garantizar la seguridad y funcionalidad de nuestras plataformas.

Derechos de los titulares

Los titulares de los datos pueden ejercer en cualquier momento los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar la eliminación o revocar su consentimiento.
• Oponerse al tratamiento para fines publicitarios o analíticos.
• Solicitar información sobre el uso de sus datos.

Las solicitudes se pueden realizar por los canales de contacto mencionados al inicio de este documento.

Seguridad de los datos

Implementamos medidas técnicas, administrativas y físicas razonables para proteger los datos contra pérdida, acceso no autorizado, alteración o destrucción.

Usamos cifrado SSL/TLS, autenticación con contraseñas seguras, control de accesos, copias de respaldo distribuidas y monitoreo continuo. No obstante, ningún sistema es 100 % infalible, y el usuario acepta este riesgo inherente al uso de internet.

Copias de respaldo y conservación

• Se generan tres copias automáticas diarias, conservadas por 30 días.
• Copias semanales e históricas se almacenan por hasta 180 días y posteriormente solo las del último domingo de cada mes.
• Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento o mientras exista la relación contractual o legal que lo justifique.

Control de acceso y confidencialidad interna

El personal de SIEMPRE.NET está sujeto a cláusulas contractuales de confidencialidad y controles de acceso por niveles, supervisados y auditados. Cada usuario interno tiene credenciales individuales y debe cambiar sus contraseñas periódicamente.

Vigencia y cambios de la política

Esta política entra en vigor a partir de la fecha indicada y permanecerá vigente mientras SIEMPRE.NET mantenga la prestación de sus servicios.

Cualquier cambio sustancial será informado a los titulares antes de su implementación, y se solicitará nuevamente su autorización cuando las modificaciones impliquen un cambio en la finalidad del tratamiento de sus datos personales.

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